Identificatieplicht & WWFT

 

De notaris is wettelijk, onder meer op grond van de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (WWFT), verplicht cliënten te identificeren, voordat met hen een zakelijke relatie kan worden aangegaan en is tevens verplicht ‘ongebruikelijke transacties’ te melden.

 

Controle identiteit

Bij natuurlijke personen vindt de identificatie en controle daarvan veelal plaats aan de hand van een legitimatiebewijs, bijvoorbeeld een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.

 

Bij rechtspersonen geldt dat niet alleen de rechtspersoon, maar ook de bestuurder die namens de rechtspersoon optreedt moet kunnen worden geïdentificeerd. Binnenlandse rechtspersonen kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van een uittreksel uit het Handelsregister. De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister van het betreffende land of op basis van andere gebruikelijke documenten.

 

Bij personenvennootschappen (bijvoorbeeld een maatschap of vennootschap onder firma) behoeven niet alle vennoten te worden geïdentificeerd, maar in ieder geval degene die namens de betreffende personenvennootschap optreedt en degenen die belangrijke beslissingen nemen.

 

Bij politiek prominente personen (PPP) is een aanvullend onderzoek vereist.

 

Uiteindelijk belanghebbende

De notaris moet ook onderzoek doen naar de uiteindelijk belanghebbende (UBO) bij een cliënt. Onder ‘uiteindelijk belanghebbende’ wordt, kort gezegd, verstaan de natuurlijke persoon die direct of indirect een belang heeft van meer dan 25% in het kapitaal van de cliënt en/of meer dan 25% van de stemrechten kan uitoefenen in de onderneming van de cliënt. De notaris zal om nadere informatie hieromtrent vragen.

 

Meldingsplicht

De notaris is, net als advocaten en accountants, verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij een meldpunt van de overheid. Dit geldt ook voor de voorbereiding van een dergelijke transactie. De overheid staat het de notaris niet toe de cliënt op de hoogte te brengen van de melding. De notaris controleert voorgenomen transacties van de cliënt aan de hand van een lijst van indicatoren; hij moet bijvoorbeeld een melding doen als de cliënt bij de transactie een bedrag wil betalen van meer dan € 10.000,- in contanten of ingeval van transacties met inwoners van landen die door de Europese Commissie zijn aangewezen als staten met een verhoogd risico op witwassen of financieren van terrorisme.

 

De notaris heeft geen meldingsplicht in de oriënterende fase. Dat is de fase voordat de notaris daadwerkelijk start met de dienstverlening ten behoeve van de cliënt. De cliënt moet immers vrij zijn om in de oriënterende fase alles met de notaris te bespreken. De meldingsplicht van de notaris geldt pas vanaf het moment dat hij een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde werkzaamheden onder de meldingsplicht vallen.

 

Client Identification  & WWFT

 

The civil-law notary is legally, such as on the basis of the Dutch Act on the prevention of Money Laundering and Financing of Terrorism (‘Wet ter Voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’) obliged to verify the identity of clients prior to establishing a business relationship and he is furthermore obliged to report ‘unusual transactions’.

 

Verifying identity

If a client is a natural person, the identification and its verification is usually based on an official proof of identity, for example a passport, an identity card or driving license.

 

If the client is a legal entity, it is not only the legal entity itself but also the person acting on behalf of this legal entity whose identification has to be verified. The identity of a legal entity located in the Netherlands can be verified on the basis of an extract from the Trade Register (Handelsregister). The identity of a foreign legal entity may be verified on the basis of an extract from the trade register of the country of origin or on the basis of in international business accepted documents, data or information which are acknowledged by law as a valid means of identification in the country of origin.

 

If the client is a partnership (for example a ‘maatschap’ or a ‘vennootschap onder firma’) it is not necessary that the identity of all partners concerned have to be verified, but in any case of the person acting on behalf of the partnership and of those who have the authority to make important decisions.

 

If the client is qualified as a politically exposed person, additional investigations should be carried out.

 

Ultimate beneficial owner

The civil-law notary is also legally obliged to do research to the ultimate beneficial owner (UBO) of the client. The ultimate beneficial owner is considered to be the natural person who has a direct or indirect interest in excess of 25% in the capital or equity of the client or is entitled to exercise more than 25% of the voting rights in the enterprise of the client. The civil-law notary will require further information regarding this matter.

 

Obligation to report

Like lawyers and accountants, the civil-law notary is legally obliged to report unusual transactions to a central authority of the Dutch government. This also applies to the preparation of such a transaction. The government does not allow the civil-law notary to inform the client about the reporting of an unusual transaction. The civil-law notary verifies the client's intended transactions on the basis of a list of indicators; for example, he is obliged to report if the client intends to pay an amount of more than € 10,000.- in cash or in case of transactions with residents of countries designated by the European Commission as states with an increased risk of money laundering or financing of terrorism.

 

The civil-law notary is not obliged to report in the exploratory phase of a transaction. That is the phase before the civil-law notary actually starts providing services for the benefit of the client. After all, the client must be free to discuss everything with the civil-law notary in the exploratory phase. The obligation of the civil-law notary to report only applies from the moment the engagement is actually assigned and it is clear that the requested services are covered by the reporting obligation.

 

 

 

 

Beukenlaan 137, 5616 VD Eindhoven  tel +31 (0)40 - 760 1880 e-mail info@decooker.eu