Privacyverklaring

 

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

Wij vinden uw privacy belangrijk en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Door uw persoonsgegevens op te geven aan ons kantoor, gaat u ermee akkoord dat wij die gegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring gebruiken.

 

Onze contactgegevens

Naam kantoor: De Cooker Notariaat

Adres: Beukenlaan 137

Postcode / Plaats: 5602 BC  EINDHOVEN

Contactpersoon: mr. A.P.C.C. de Cooker

E-mailadres: info@decooker.eu

 

Grondslag voor het opvragen van gegevens

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte, daarmee samenhangende documenten en/of voor het uitvoeren van een andere opdracht of in het kader van een sollicitatie.

 

Ons kantoor verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:

• het opmaken van een notariële akte;

• in het kader van door u gevraagd advies of andere diensten;

• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven (waaronder een sollicitatie).

 

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen gebruikt.

 

Indien u de voor de opdracht vereiste persoonsgegevens niet verstrekt, zal de opdracht mogelijk niet uitgevoerd kunnen worden.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

De wet schrijft voor dat de notaris persoonsgegevens verzamelt en controleert indien hij een notariële akte op moet maken. Deze regels hebben de navolgende invloed op de verwerking van persoonsgegevens.

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris mogelijk een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.

5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan en die een kopie daarvan mag bewaren.

6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Overige verwerking van persoonsgegevens

Voor overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat deze onder meer de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden kunnen hebben:

• advisering of andere dienstverlening conform opdracht;

• opstellen documenten niet zijnde notariële akten;

• in bewaring nemen van documenten;

• legaliseren handtekening.

Welke persoonsgegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan dan bijvoorbeeld één van de volgende zijn:

• de openbare registers, waaronder het Handelsregister en het Kadaster;

• een makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;

• een adviseur bij financieringen;

• een financieel planner;

• een bank;

• een accountant;

• een belastingadviseur;

• een advocaat of (kandidaat-)notaris;

• een schenker;

• degene die een (levens)testament opmaakt.

 

Soorten persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens van u kunnen worden verwerkt:

• uw voornamen en achternaam;

• uw adres;

• uw geboorteplaats- en datum;

• uw overlijdensdatum en -plaats;

• gegevens met betrekking tot uw identiteitsbewijs (soort, nummer, geldigheidsduur);

• uw nationaliteit;

• uw e-mailadres;

• uw burgerservicenummer (BSN);

• uw geslacht;

• uw verwantschap met andere relevante personen.

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door indien wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, indien u daar uitdrukkelijk om heeft verzocht of indien dat nodig is om de aan ons opgedragen werkzaamheden uit te kunnen voeren.

 

U kunt daarbij onder meer denken aan de volgende ontvangers:

• de Belastingdienst;

• de openbare registers, waaronder het Handelsregister en het Kadaster;

• de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, als beheerder van het Centraal Testamenten Register (CTR) en het Centraal Levenstestamentenregister (CLTR).

 

Voorts delen wij persoonsgegevens met externe dienstverleners die voor ons werkzaamheden verrichten, zoals ICT-dienstverleners en archiefdienstverleners. Door het sluiten van verwerkingsovereenkomsten met deze externe dienstverleners zorgen wij ervoor dat het proces van delen van uw persoonsgegevens met passende waarborgen is omkleed.

 

Voor buitenlandse ontvangers die zijn gevestigd in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zodat het voldoende is dat de betreffende buitenlandse ontvanger voldoet aan de eisen van de AVG.

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven aan anderen (derde partijen) welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke van uw persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan; wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een reeds getekende notariële akte, is dat niet mogelijk en zal mogelijk een nieuwe akte moeten worden opgesteld als verbetering van en/of aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze echter niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt of de Archiefwet. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via: info@decooker.eu . U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 25 mei 2018. Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

 

 

Privacy statement

 

 

This statement provides information on how our office handles personal data processed in the context of our activities and services.

 

We consider your privacy important and ensure that the personal information you provide to us is treated confidentially. By providing your personal information to our office, you agree that we will use that information in accordance with this privacy statement.

 

Our contact details

Office name: De Cooker Notariaat

Address: Beukenlaan 137

Postal code/ Town: 5602 BC  EINDHOVEN

Contact person: mr. A.P.C.C. de Cooker

E-mail address: info@decooker.eu

 

Legal basis for the processing of personal data

Personal data are requested for the purpose of drawing up a notarial deed, related documents and/or for performing of other engagements or in the relation to a job application.

 

Our office only processes your personal data for the following legal purposes:

• the drawing up of a notarial deed;

• if you seek legal advice or other services;

• to fulfil legal tasks and obligations; or

• for the purposes for which you have specifically granted permission (among which a job application).

 

Your personal data will not be processed for any other purposes without your permission.

 

If you do not provide the personal data required for the engagement, it probably may not be performed.

 

Rules applicable to the use of personal data in notarial deeds

If our office draws up a notarial deed using your personal data, the civil-law notary must comply with the legal regulations governing the processing of personal data as follows.

1. The civil-law notary must include certain mandatory data, personal or otherwise, in the deed. Your personal data are therefore processed on a legal basis.

2. The civil-law notary must retain the signed deed containing your personal data in perpetuity.

3. As soon as the civil-law notary signs the deed, it becomes an official document. This means that no further changes may be made to it, even if the personal data are incorrect. If changes need to be made, the civil-law notary must draw up a new deed in which this is incorporated.

4. The civil-law notary must perform a mandatory check of certain data, personal or otherwise, in the Persons Database (Basisregistratie Personen, BRP), the Trade Register (Handelsregister) and the Land Registry Office (Kadaster).

5. The civil-law notary must perform a mandatory check on your identity and will therefore request you to present a valid identity document. The civil-law notary is one of the few authorised to photocopy identity documents, including all the data contained therein, and to save a copy of it in his administration.

6. Your personal data are subject to the civil-law notary’s obligation of professional secrecy. Unauthorised parties have no access to your data.

 

Other processing of personal data

Other processing of personal data by our office can have the following purposes and related legal bases:

• advice or other services in accordance with the engagement;

• drawing up documents other than notarial deeds;

taking documents into custody;

• legalise signature.

The personal data concerned in this regard depend on the contents of the engagement.

 

Source of personal data processed

If our office processes personal data relating to you, which we have not received from you, this will always take place in the context of the engagement . The source of these data could, for instance, be one of the following:

• the public registries, including the Trade Register (Handelsregister) and the Land Registry Office (Kadaster);

• a real estate agent or other advisor with regard to a purchase agreement, to which you are one of the parties;

• a financial advisor;

• a financial planner;

• a bank;

• an accountant;

• a fiscal advisor

• a lawyer or a (candidate) civil-law notary

• a donor;

• a client who wishes to make a last will (testament) or a living will (levenstestament).

 

Categories of personal data

The following data may be processed:

• your first names and last name;

• your home address;

• your place and date of birth;

• the place and date of your decease;

• data related to your proof of identity (sort, number, validity period);

• your nationality;

• your e-mail address;

• your fiscal number (BSN);

• your gender;

• your family relationship to other relevant persons.

 

Forwarding your personal data to others

Our office will only forward your personal data to others (third parties), if this is required by law or a court ruling, if you have expressly requested for it or if this is necessary within the engagement.

 

Personal data can be forwarded to the following recipients:

• the Tax Authorities (Belastingdienst);

• the public registries, including the Trade Register (Handelsregister) and the Land Registry Office (Kadaster)

• the Royal Dutch Association of Civil-law Notaries (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, KNB), as the custodian of the Central Register for Last Wills (Centraal Testamentenregister, CTR) and the Central Register for Living Wills (Centraal Levenstestamentenregister, CLTR).

 

Furthermore, we forward your personal data to external service providers, who perform activities commissioned by our office, such as IT-service providers, and archive service providers. By concluding processing agreements (verwerkingsovereenkomsten) with these external providers, we see to it that the process of sharing your personal data is appropriately ensured.

 

For foreign recipients residing within the European Union or the European Economic Area, the General Data Protection Regulation (GDPR) applies, and therefore it is sufficient that the foreign recipient concerned meets the requirements of the GDPR.

 

Personal data will not be forwarded by our office to others (third parties) which are located outside the European Union or the European Economic Area.

 

Retention of your personal data

Our office will not file your personal data any longer than necessary for the purpose for which they were collected, for the execution of legal tasks and compliance with legal obligations of for the fulfilment of the agreements (for instance, due to time limits). The retention period stipulated in legal provisions, for instance those of the Dutch Civil-law Notaries Act (Wet op het Notarisambt) or the Dutch Archive Act (Archiefwet), apply. Notarial deeds are retained in perpetuity.

 

Your rights relating to personal data processed by our office

If your personal data are processed by our office, pursuant to the General Data Protection Regulation (GDPR), you may exercise the rights stated below. To that end, you must submit a request (preferably in writing) to the contact address stated in this privacy statement. Before granting your request, we will check your identity on the basis of a valid identity document first.

 

Right of inspection by the data subject

You can always enquire which of your personal data our office processes, for which purpose they are used and how long the data will be retained. In the event there is any legal basis that precludes us from complying with your request, we will assess this and inform you accordingly.

 

Right to rectification

If you believe that certain data have been processed incorrectly , you have the right to request rectification of the data. This is not possible, however, if the data are already used in a notarial deed, in which case a new deed must be drawn up as an addendum to the incorrect deed.

 

Right to erasure (right to be ‘forgotten’)

If you wish to have your personal data erased, you may submit a request to that effect. If the data are included in a notarial deed, the civil-law notary is not permitted to erase the data.

 

Right to restriction of procession

If you wish to restrict the processing of personal data by our office (pending rectification of your personal data at your request, an objection lodged against processing or because you specifically do not wish to have data erased even though processing of the data is unlawful), you may submit a request to that effect.

 

Right to data portability

If your personal data are not processed for the purpose of a notarial deed and you  wish to transfer the personal data to another service provider, you may submit a request to that effect. However, please note that such transfer may not always be possible due to incompatibility with the legal notarial duties.

 

Possible restrictions in exercising your rights under the General Data Protection Regulation

Our office will make every effort to fulfil your rights under the General Data Protection Regulation. However, in some cases these rights may conflict with other legal provisions, for instance those of the Dutch Civil-law Notaries Act (Wet op het Notarisambt) or the Dutch Archive Act (Archiefwet). Should the civil-law notary for this reason be unable to fulfil a request relating to the rights described above, you will be notified accordingly in writing.

 

Complaints concerning the processing of your personal data by our office

If you have any complaints concerning the processing of personal data by our office, please let us know by contacting: info@decooker.eu. You also have the right to submit a complaint to the supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). You can use the website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Amendment of this privacy statement

This privacy statement has been established on May 25, 2018. Our office reserves the right to unilaterally amend this statement or to add to it. We advise you to consult this privacy statement on a regular basis.

 

Beukenlaan 137, 5616 VD Eindhoven  tel +31 (0)40 - 760 1880 e-mail info@decooker.eu