Identificatieplicht & WWFT

De notaris is wettelijk verplicht cliënten te identificeren, voordat met een hen zakelijke relatie kan worden aangegaan en is tevens verplicht ‘ongebruikelijke transacties’ te melden.

Controle identiteit
Bij natuurlijke personen vindt de identificatie en controle daarvan veelal plaats aan de hand van een legitimatiebewijs, bijvoorbeeld een paspoort, Nederlandse identiteitskaart of rijbewijs.

Bij rechtspersonen geldt dat niet alleen de rechtspersoon, maar ook de bestuurder die namens de rechtspersoon optreedt moet kunnen worden geïdentificeerd. Binnenlandse rechtspersonen kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van een uittreksel uit het Handelsregister. De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister van het betreffende land of op basis van andere gebruikelijke documenten.

Bij personenvennootschappen (bijvoorbeeld een maatschap of vennootschap onder firma) behoeven niet alle vennoten te worden geïdentificeerd, maar in ieder geval degene die namens de betreffende personenvennootschap optreedt en degenen die belangrijke beslissingen nemen.

Bij politiek prominente personen (PPP) is een aanvullend onderzoek vereist.

Uiteindelijk belanghebbende
De notaris moet ook onderzoek doen naar de uiteindelijk belanghebbende (UBO) bij een cliënt. Onder ‘uiteindelijk belanghebbende’ wordt, kort gezegd, verstaan de natuurlijke persoon die direct of indirect een belang heeft van meer dan 25% in het kapitaal van de cliënt en/of meer dan 25% van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van de cliënt. De notaris zal om nadere informatie hieromtrent vragen.

Meldingsplicht
De notaris is, net als advocaten en accountants, verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij een meldpunt van de overheid. Dit geldt ook voor de voorbereiding van een dergelijke transactie. De overheid staat het de notaris niet toe de cliënt op de hoogte te brengen van de melding. De notaris controleert voorgenomen transacties van de cliënt aan de hand van een lijst van indicatoren; hij moet bijvoorbeeld een melding doen als de cliënt bij de transactie een bedrag wil betalen van meer dan € 10.000,- in contanten of ingeval van transacties met inwoners van landen die door de Europese Commissie zijn aangewezen als staten met een verhoogd risico op witwassen of financieren van terrorisme.

De notaris heeft geen meldingsplicht in de oriënterende fase. Dat is de fase voordat de notaris daadwerkelijk start met de dienstverlening ten behoeve van de cliënt. De cliënt moet immers vrij zijn om in de oriënterende fase alles met de notaris te bespreken. De meldingsplicht van de notaris geldt pas vanaf het moment dat hij een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde werkzaamheden onder de meldingsplicht vallen.